Повысить личную эффективность

Как управлять временем с помощью техники «Pomodoro»

Как управлять временем с помощью техники «Pomodoro»

В среднем у человека 675 450 часов (77 лет)  жизни. Если вы трудитесь каждый день, но работа не приносит результата, то теряете своё время впустую. Есть решение проблемы — техника “Pomodoro”. Этот надежный метод тайм-менеджмента был создан в конце 80-х. С его помощью вы успеете выполнить запланированные дела и сэкономить главный ресурс — время.

Что такое техника «Pomodoro» и зачем она нужна

Философия “Pomodoro” довольно проста — частые перерывы помогут улучшить умственную гибкость и не чувствовать усталость долгое время. Вы также повысите производительность в рабочем процессе.

Нужно лишь выполнять запланированные задачи в течение 25 минут. Концентрация вашего внимания будет на самом высоком уровне и вы не успеете устать. После конца блока времени, сделайте обязательный перерыв длиною 5 минут, вернитесь к вашему заданию, и опять заведите таймер. Спустя пять отрезков, устройте долгую паузу — 30 минут.

Техника “Pomodoro” не подойдет творческим личностям, которые не могут «творить» по таймеру, и так же по таймеру отдыхать. Людям, работающим с звонками и сообщениями, будет также сложно воспользоваться этим методом.

Какие задания можно выполнить с помощью «Pomodoro”

Почему именно эта техника тайм-менеджмента столь популярна? Метод “Pomodoro” имеет как минимум 4 преимущества, которые выделяют исследователи и приверженцы данного способа.

Техника “Pomodoro” поможет вам:

Улучшить самомотивацию

Приближаясь к концу каждого блока времени, волей-неволей вы начинаете соревноваться с самим собой, чтобы доделать задание до логического конца. Волнение имеет свойство стимулировать быструю работу. Короткие всплески мотивации складываются и увеличивают объем заданий, которые вы выполняете.

Повысить личную эффективность

В конце каждого блока времени найдите минуту, чтобы записать все, что вы успели сделать за эти минуты. Ведения записей позволит предоставить некий отчет самому себе за день о производительности.

Контролировать время

Вдобавок к самоконтролю, благодаря блокам из 25 минут, вы сможете сразу оценить поставленную задачу и посчитать, сколько времени она заберет у вас.

Уменьшить уровень стресса

Одна из основ техники — перерывы. Даже несколько минут отдыха позволят расслабиться и забыть о напряженной работе. Вы успеете походить по кабинету, выпить чашечку чая или кофе, или даже сделать разминку. Также, имея возможность контролировать свою работоспособность благодаря временным блокам, вы навсегда избавитесь от настроения «я ничего не успеваю».

С чего начать новичку

Научиться контролировать себя с помощью “Pomodoro” довольно просто. Для новичка собраны специальные советы, как разобраться в технике намного быстрее, и рационально потратить свои силы на важное задание либо же работу.

Планирование

У вас когда-нибудь был страх «дедлайна» или же боязнь не успеть выполнить все задания? В этом деле, “Pomodoro” — ваш лучший помощник. Начните из личного списка дел на день. Этот вариант неплохой, но не лучший. Взявшись за одно важное задание, вы откладываете другое, но не менее важное. Получается, что ваш страх «не успеть» только накапливается.

Чтобы решить эту проблему, нужно выбирать более приоритетные задачи для выполнения. Для следующего шага, вам нужен только чистый лист бумаги, ручка или карандаш, и таймер. Перечень дел, который вы составили раньше, вам тоже пригодится. Заведите таймер на 5 минут, и приступайте к пересмотру дел и выбора более приоритетных. Не нужно бросать себе вызов! Будьте реалистичны. Запишите только то, в чем уверены, что сможете это успеть выполнить.

Если это вам не подходит, используйте игру. Напишите каждое серьезное задание на день на отдельном листе бумаги, перемешайте и выберите две карточки. Перед вами две важные и приоритетные задачи. Что вы предпочтете, если есть возможность выбрать только одну? Ответив на этот вопрос вы выберите самую важную задачу на этот день.

Помните, что это список — это своеобразный контроль за самим собой, и соглашение. Благодаря обычному листу бумаги с важными делами вы увидите цель на день и получите заряд мотивации.

Наблюдение

Для новичка следующий шаг — это мониторинг. Заведите таймер на нужный блок времени (25 минут), и приступайте к первому заданию. По истечении срока вы узнаете о своём рабочем процессе с другой стороны: сколько за эти 25 минут было отвлекающих телефонных звонков, сообщений или коллег, обратившихся к вам за помощью.

Запишите свои результаты на отдельный лист бумаги: сколько заданий вы успели выполнить, сколько осталось, число сообщений, звонков во время рабочего процесса и тд.

Вывод

Последний шаг в инструкции по использованию техники “Pomodoro” — сделать окончательные выводы за день. Все помехи, отвлекающие вас, подытожьте и обработайте. С этой информацией вы можете определить более подходящий для вас интервал времени: 15, 25 или 40 минут. Также вы узнаете количество отвлекающих факторов в рабочей среде и сможете начать их устранять. Подобная самодисциплина только улучшит рабочую атмосферу.

Собственные блоки времени

Многие интересуются, почему именно на протяжении 25 минут стоит выполнять поставленные задачи. Действительно ли это число имеет волшебные свойства? Конечно нет. Установите самостоятельно продолжительность работы благодаря мониторингу своей деятельности. Временной отрезок зависит от внешних обстоятельств: насколько стрессовые задания, как часто вы отвлекаетесь, насколько работа умственно или физически сложна.

В случае постоянных звонков и сообщений, сократите блок времени. Пусть это будет 15 минут. Но и перерывы тогда должны быть меньше. Если вы любите работать подольше, установите таймер на 30-40 минут. Перерывы будут реже, но длиннее.

Отдых во время техники “Pomodoro”

Нельзя пропускать перерыв между блоками времени. Вы устанете, начнете нервничать и отвлекаться по пустякам. Тогда теряется смысл “Pomodoro”. Главное правило — не планировать выполнение следующих заданий во время отдыха. Научитесь максимально расслабляться за несколько минут.

Отдых за 5 минут

Чтобы отдохнуть за короткий срок, используйте оригинальные методы досуга. Не советуют проверять социальные сети в поисках интересной новости или отвечать на сообщение, потому что переписка может затянуть. Вы можете успеть взбодриться несколькими способами:

  • Разминка. Это отличный способ набраться нужной энергии и приступить к работе.
  • Массаж рук. Полезно для людей, проводящих много времени за компьютером.
  • Медитация. Для простого упражнения потребуется не больше 5 минут.
  • Выпейте кофе или чай с мёдом. Мёд — отличный продукт для снятия беспокойства и стресса.

Отдых за 30 минут

После отдыха длиной несколько минут, получасовой перерыв покажется долгим. Предлагаем несколько способов чем себя занять, на протяжении этого времени:

  • Контрастный душ. Вариант подойдет только тем, кто работает из дома или у кого в офисе есть душ.
  • Прогулка. Выйдите за кофе или просто подышать свежим воздухом. Настроение улучшиться, а с ним и работоспособность.
  • Упражнения. Найдите интересный и недолгий спортивный комплекс.

Особенности техники “Pomodoro”

Цель “Pomodoro” — помочь сосредоточиться на важном задании. Помните, что эта техника лишь метод управления временем, а не панацея. Для успешного использования, акцентируйте внимание на нескольких моментах…

Что делать, если вы отвлекаетесь от задачи из-за звонка?

Если вам звонят коллеги по срочному вопросу, сообщите им, что перезвоните, когда закончится блок времени. В случае экстренного вызова — отвлекитесь. Вернитесь к заданию сразу же после разговора, но заведенный таймер придется обнулить.

Что делать, если вы выполнили задание раньше установленного срока?

В случае выполнения задания раньше, ни в коем случае не отключайте таймер! Это сломает всю систему. Используйте время рационально. Займитесь следующим по списку заданием.

Приложения-помощники для техники “Pomodoro”

Не нужно использовать фантастические инструменты для “Pomodoro”. Достаточно будет иметь под рукой механический таймер или приложение на вашем смартфоне. Звук механического таймера создает чувство неотложности дела и заставляет  сконцентрироваться на задаче. Сторонники приложений считают, что это прогрессивней и удобней. Оно контролирует время работы и отдыха, и постоянно об этом сообщает.

Для смартфона отлично подойдут приложения:

  • Flat tomato. Чтобы начать работать достаточно нажать на кнопку по середине экрана. Таймер заведется. После истечения этого времени, приложение сообщит о перерыве, который тоже контролируется. По умолчанию у вас 25 минут на работу и 5 на отдых, но вы вправе сами устанавливать личные блоки. Если телефон заблокирован, приложения все равно присылает уведомления.
  • Pomodoro ArmyDo. Также хороший вариант помощника для “Pomodoro”. Принцип работы похожий. Плюсом станет статистика выполненных задач и пройденных циклов, чего нет в предыдущем приложении.

Как по-другому сконцентрироваться на работе

Если по какой-то причине “Pomodoro” вам не подходит, то вы можете использовать альтернативные методы концентрации на работе:

  1. Встаньте пораньше. Исследователи доказали, что утром наш мозг запоминает информацию лучше, а также способен быстрее анализировать и реагировать на возникающие задачи. Чем раньше вы проснетесь, тем длиннее будет казаться день. Это легкий способ успеть сделать все, что вы запланировали.
  2. Спланируйте свой день. Будьте реалистичны! В сутках у вас как минимум 16 часов (не считая 8-часового сна). Распишите в своём блокноте-ежедневнике свой распорядок дня с вечера. Утром перечитайте. Возможно придется что-то добавить или убрать. Не забудьте выделить время на отдых.
  3. Используйте беруши. Нередко голоса сотрудников не дают возможности сконцентрироваться на задании. Чтобы не включать громкую музыку в наушниках, используйте беруши. Это лучший способ защитить себя от офисных разговоров и другого шума.
  4. Уберите рабочее место. Окружите себя только нужными предметами и бумагами, которые содержат полезную информацию или напоминают о важности задачи.
  5. Музыка для концентрации. Музыка — это хороший способ облегчить выполнение скучных заданий. Включите себе звуки природы или инструментальную музыку без слов.
  6. Используйте приложение-контроль. Используйте приложения для смартфона и/или компьютера, которые ограничивают доступ в Интернет на определенное время или собирают статистику вашей работы. Это поможет вам повысить свою концентрацию на выполняемых задачах:
    • Self-Control — приложение, которое блокирует доступ в соцсети на установленное время.
    • TrackTime — контроль за тем, сколько времени вы проводите за компьютером.
    • Moment — контролирует время, проведённое в телефоне.

Соломия Власова

Фейсбук комментарии

Подпишитесь на наш Телеграм

Телеграм канал

@findfxway

Подпишитесь на наш Фейсбук

Хотите узнать о будущем больше?

Узнать будущее

Какие тренды будущих изменений уже видны и во что стоит инвестировать?

Заглянуть в будущее